Privacyverklaring

De Privacyverklaring is bedoeld om u inzicht te geven in welke persoonlijke gegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, en hoe we uw persoonlijke gegevens verwerken, beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Definitie van persoonlijke gegevens: Persoonlijke gegevens omvatten alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, adres, telefoonnummer, enzovoort.

Welke persoonlijke data verwerken we?

De soorten persoonsgegevens die Admisol met betrekking tot u verwerkt, kunnen de volgende zijn:

• Persoonlijke basisinformatie zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische informatie.
• Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer, zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres.
• Financiële informatie, zoals gegevens die verband houden met facturen.
• Content die u heeft geüpload of verstrekt, zoals documenten, opmerkingen en financiële data.
• Statistieken die laten zien hoe gebruikers onze software gebruiken en de toestemming die ze geven.

Bij sollicitaties verstrekte informatie wordt ook verwerkt.

Hoe wordt persoonlijke data verzameld?

Over het algemeen verzamelt Admisol NV persoonlijke gegevens rechtstreeks van u of andere personen die verbonden zijn met onze klant, zoals uw werkgever, gemeente, school, enz. Als de klant Admisol-producten of -diensten koopt via een partnerbedrijf, kunnen we informatie over u verzamelen van het partnerbedrijf. Admisol zal ook cookies en andere tracking technologieën gebruiken, waaronder Wootric en Google Analytics wanneer u onze toepassingen/diensten gebruikt om uw ervaring met Admisol en onze producten te optimaliseren.

Waarom verwerken we persoonlijke gegevens?

privacyverklaring is van toepassing wanneer Admisol NV uw persoonlijke gegevens verwerkt voor verschillende doeleinden wanneer u met ons in wisselwerking staat, zoals:

Aankoop en levering

• Faciliteren van klantbestellingen, overeenkomsten, betalingen
• Aanbieden van diensten rechtstreeks aan u, zoals rapporten, enz.
• Aanbieden van gevraagde offertes voor producten en diensten aan klanten
• Creëren en faciliteren van accounts voor gebruikers van onze diensten

Ondersteuning en verbetering

• Verbeteren en ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en sites
• Aanbieden van klantenondersteuning voor onze producten en diensten
• Beheren van gebruikers gemeenschappen om educatie en interactie tussen gebruikers en Admisol mogelijk te maken

Beveiliging

• Detecteren, verminderen en voorkomen van beveiliging dreigingen en misbruik, en uitvoeren van onderhoud en debugging

Marketing

• Beheren en verzenden van marketing voorkeuren en -inhoud
• Creëren van interesseprofielen om relevante producten en diensten te promoten (profilering)

Informatie over hoe persoonlijke gegevens worden verwerkt in onze diensten, is uiteengezet in de respectievelijke gegevensverwerking overeenkomst voor de dienst. Admisol NV fungeert in dergelijke gevallen als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en volgens de instructies van de klant. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de klantenservice van Admisol NV.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

We verwerken gegevens op basis van verschillende wettelijke gronden.

Overeenkomst met u

We verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van een juridisch bindend contract met u. Dit gebeurt doorgaans wanneer u een contract afsluit met Admisol NV voor het gebruik van onze diensten.

Gerechtvaardigd belang

Admisol NV heeft een gerechtvaardigd belang wanneer we uw gegevens verwerken voor beveiligings-, ondersteunings- en verbeteringsdoeleinden, of wanneer u optreedt als klantcontact/lead voor onze bestaande en potentiële klanten, inclusief klantenondersteuning. Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt vanuit een zakelijk perspectief op een manier waarvan wij geloven dat deze niet in strijd is met uw privacy rechten of vrijheden.

Hoe worden uw persoonsgegevens gedeeld?

In overeenstemming met ons privacybeleid bevestigt Admisol NV dat persoonlijke informatie niet wordt gedeeld met derden, behalve in het geval van legitieme verzoeken van openbare autoriteiten. De politie en andere autoriteiten kunnen toegang tot persoonlijke informatie van Admisol NV aanvragen. In dergelijke gevallen zal Admisol NV uitsluitend de gevraagde gegevens verstrekken indien daartoe een gerechtelijk bevel of een vergelijkbare juridische verplichting bestaat. Deze handelswijze waarborgt de bescherming van persoonlijke informatie en is in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving.

Wanneer gebruiken we processors?

Admisol NV, als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, maakt in bepaalde situaties gebruik van externe verwerkers om persoonlijke gegevens te verwerken. Deze verwerkers zijn doorgaans leveranciers van cloud services of andere IT-hosting services. Wanneer Admisol NV besluit om verwerkers in te schakelen, gaat het bedrijf een gegevensverwerkingsovereenkomst aan om uw privacy rechten te waarborgen.

Deze gegevensverwerkingsovereenkomst specificeert de voorwaarden waaronder de verwerkers de persoonlijke gegevens mogen verwerken en omvat essentiële aspecten zoals beveiligingsmaatregelen. Het doel van het aangaan van deze overeenkomst is om de naleving van privacywetgeving te verzekeren en ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonlijke gegevens in overeenstemming is met de geldende wettelijke normen.

In het geval dat de verwerkers zich buiten de EU/EEA bevinden, neemt Admisol NV maatregelen om te waarborgen dat er juridische gronden zijn voor dergelijke internationale gegevensoverdrachten namens u. Dit kan onder meer het gebruik van de EU-modelclausules omvatten, waarmee een adequaat niveau van gegevensbescherming wordt gewaarborgd bij dergelijke overdrachten.

Dit streven naar transparantie en bescherming van privacy weerspiegelt de toewijding van Admisol NV aan het waarborgen van de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving. Voor meer gedetailleerde informatie over deze verwerkers of voor het aanvragen van een overzicht kunt u contact opnemen via de contactgegevens in het laatste gedeelte van deze verklaring.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Admisol NV zal uw persoonlijke informatie alleen bewaren zolang als nodig is om aan onze contractuele verplichtingen te voldoen. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens op andere juridische gronden, zoals gerechtvaardigd belang, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is om het doel van de verwerking te vervullen.

Daarom kunnen uw persoonsgegevens onderhevig zijn aan verschillende bewaartermijnen op basis van het type gegevens en het doel van de verzameling ervan. Hier zijn enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Admisol NV uw persoonlijke informatie, zoals uw cv, sollicitatie en andere documenten, verwijderen wanneer het wervingsproces is afgerond, meestal maximaal 6 maanden na de deadline voor sollicitaties, tenzij anders met u overeengekomen.

Een ander voorbeeld betreft contactinformatie die wordt bewaard voor marketingdoeleinden, waaronder leads of prospects. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 24 maanden na de laatst geregistreerde activiteit verwijderd.

Voor meer informatie over verwijdering, kunt u contact met ons opnemen (zie contactgegevens in de laatste sectie van deze verklaring).

Wat zijn uw rechten?

U kunt de volgende rechten uitoefenen met betrekking tot onze verwerking van uw persoonlijke gegevens:

Toegang

U heeft het recht om een kopie op te vragen van de persoonlijke gegevens die wij over u verwerken.

Rectificatie

U heeft ook het recht om Admisol NV te verzoeken onnauwkeurige persoonlijke gegevens met betrekking tot u te corrigeren. Als u een account heeft voor de sites of diensten van Admisol NV, kan dit doorgaans worden gedaan via de juiste secties zoals "uw account" of "uw profiel" op de desbetreffende site of dienst.

Verwijdering

U kunt Admisol NV verzoeken persoonlijke gegevens met betrekking tot u te verwijderen.

Beperking

U kunt ons verzoeken de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken.

Overdraagbaarheid

U kunt ons vragen u of anderen te voorzien van uw persoonlijke gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat.

Bezwaar

Op gronden die verband houden met uw specifieke situatie, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonlijke gegevens op basis van legitieme belangen of voor direct marketingdoeleinden. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonlijke gegevens voor de uitvoering van taken die worden uitgevoerd in het algemeen belang of in het kader van officiële autoriteit of op basis van legitieme belangen.

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen kunnen zijn op de hierboven vermelde rechten, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van uw situatie. In dergelijke gevallen zullen wij gedetailleerde informatie verstrekken over de van toepassing zijnde uitzondering of beperking en u helpen uw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Gebruik privacy@admisol.com om verzoeken in te dienen zoals vermeld in deze sectie.

Tot slot heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteiten voor gegevensbescherming met betrekking tot onze verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Marketing en Profilering

Gerechtvaardigd belang

Wanneer u interactie heeft met Admisol NV, bijvoorbeeld door onze webpagina's te bezoeken, inhoud te downloaden, en als onderdeel van het gebruik van onze diensten, verwerkt Admisol NV uw persoonlijke gegevens op basis van gerechtvaardigd belang. Een van onze gerechtvaardigde belangen is de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Admisol NV gebruikt uw persoonsgegevens om relevante content aan u te verstrekken via directe marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina's of in een dienst, op basis van uw voorkeuren. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde details over u, zoals IP-adres, interesses (waar u op heeft geklikt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt via technologieën zoals cookies en wordt profilering genoemd. Admisol NV kan deze informatie ook combineren met informatie over de klantrelatie die we mogelijk met uw bedrijf hebben.

Het doel van de profilering is het leveren van op maat gemaakte marketing aan u, het verbeteren van uw gebruikerservaring met onze diensten/websites en het leveren van producten waar onze klanten tevreden mee zijn. De diensten van Admisol NV worden over het algemeen gebruikt als tools voor werkgerelateerde doeleinden, en uw gedrag in deze tools zegt weinig over uw persoonlijke leven. Geen gevoelige gegevens worden verwerkt. Uw persoonsgegevens worden daarom verwerkt vanuit een zakelijk perspectief op een manier waarvan wij geloven dat deze niet in strijd is met uw vrijheden en rechten als individu.

Admisol NV gebruikt e-mail als een instrument om marketing te communiceren, echter alleen als u heeft ingestemd in overeenstemming met nationale marketing wetgeving. Als u heeft ingestemd, heeft u altijd de mogelijkheid om u af te melden zoals hieronder beschreven, of wanneer u een e-mail met marketing ontvangt.

Recht om u af te melden voor marketingcommunicatie

U heeft het recht om u af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Admisol NV en om niet te worden onderworpen aan profilering. U kunt dit doen door:

• De instructies voor uitschrijven te volgen in de relevante marketingcommunicatie.
• Voorkeuren te wijzigen onder de relevante sectie 'account bewerken' als u een account heeft bij Admisol NV.
• U heeft ook altijd de mogelijkheid om in/uit te schakelen voor cookies op een specifieke webpagina via onze cookie banner.

Houd er rekening mee dat zelfs als u zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie u nog steeds administratieve communicatie van Admisol NV kunt ontvangen zoals orderbevestigingen en meldingen die nodig zijn voor het beheer van uw account of de aan klanten geleverde diensten.

Wijzigingen

Wij raden u aan om regelmatig de verklaring door te nemen. Als wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in onze Verklaring die materieel van invloed zijn op onze privacy praktijken kunnen wij u ook op andere manieren op de hoogte stellen zoals het sturen van een e-mail of het plaatsen van een melding op onze website en/of sociale media pagina's voordat de wijzigingen van kracht worden.

De privacyverklaring wordt minstens jaarlijks herzien. Laatst bijgewerkt: 2024-10-22

Hoe u contact met ons kunt opnemen:

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens is:

Admisol NV Hoofdkantoor: Ferdinand Lousbergskaai 103, 9000 Gent, België

Telefoonnummer: 09 218 51 85

Wij waarderen uw mening. Als u opmerkingen of vragen heeft over onze privacyverklaring of als u privacy vragen heeft inclusief betreffende een mogelijke inbreuk op uw privacy stuur deze dan naar privacy@admisol.com.

Wij behandelen uw verzoeken of klachten vertrouwelijk. Onze vertegenwoordiger zal contact met u opnemen om uw zorgen aan te pakken en de opties uiteen te zetten over hoe deze kunnen worden opgelost. We streven ernaar om ervoor te zorgen dat klachten op een tijdige en passende manier worden opgelost.